Política de tratamiento y protección de datos personales

1. Responsable y alcance

UPK LATAM es la identidad comercial utilizada para presentar las operaciones y capacidades de UPK en la región. Para los tratamientos realizados en Colombia, el responsable es UP KEEP SERVICES S.A.S., NIT 829.003.481-0, con domicilio en Calle 109 # 19-48, Oficina 502, Bogotá D.C., Colombia. Para los tratamientos correspondientes a la operación de Panamá, el responsable es UP KEEP SERVICES, S.A., RUC 155741328-2-2023, con domicilio en PH Obarrio 60, Oficina 8G, Ciudad de Panamá, Distrito y Provincia de Panamá.

Canal oficial para asuntos de privacidad y ejercicio de derechos: juridica@upklatam.com. Teléfonos de apoyo: Colombia +57 315 420 2021; Panamá +507 6582 2770 y +507 6637 6510. La gestión interna de privacidad está a cargo de Administración y Cumplimiento.

Esta Política aplica a los datos personales que UPK obtiene a través del sitio web, formularios, correo electrónico, WhatsApp, procesos comerciales, eventos, relaciones con clientes y proveedores, y procesos de selección, en la medida en que corresponda a la operación de Colombia o Panamá.

2. Principios de tratamiento

UPK tratará los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad o licitud, transparencia, calidad, seguridad, confidencialidad, acceso restringido, proporcionalidad y responsabilidad, según la normativa aplicable en cada país.

3. Datos que podemos recolectar

• Datos de identificación y contacto: nombre, empresa, cargo, correo, teléfono, ciudad y país.

• Datos de solicitudes comerciales o de ingeniería: solución o servicio de interés, sector, descripción del reto, mensajes y comunicaciones relacionadas.

• Datos de relación comercial: información necesaria para propuestas, cotizaciones, contratos, ejecución de proyectos, soporte, garantías y facturación, cuando corresponda.

• Datos de candidatos: identificación, contacto, experiencia, formación, hoja de vida y otra información aportada voluntariamente en un proceso de selección.

• Datos técnicos y de navegación: dirección IP, fecha/hora, navegador, registros de seguridad y datos generados por tecnologías de medición, únicamente cuando estén activados y declarados.

• Preferencias y evidencia de consentimiento: versión del aviso/política, finalidades autorizadas, canal autorizado, idioma, página de origen y fecha/hora.

4. Finalidades

• Atender, gestionar y responder solicitudes recibidas por los canales de UPK.

• Preparar propuestas, cotizaciones, demostraciones, reuniones, diseños preliminares o actividades precontractuales solicitadas por el interesado.

• Gestionar relaciones con clientes, prospectos, proveedores, aliados y otros terceros vinculados a la operación.

• Ejecutar contratos, proyectos, soporte, garantías, renovaciones y obligaciones legales o contractuales.

• Mantener la seguridad del sitio, prevenir abuso, fraude, accesos no autorizados o incidentes.

• Gestionar procesos de selección y, solo cuando exista autorización independiente, conservar hojas de vida para oportunidades futuras durante doce (12) meses.

• Enviar comunicaciones comerciales únicamente cuando exista una autorización válida o una base jurídica aplicable; permitir la revocación y respetar los canales y horarios legalmente aplicables.

• Realizar analítica o medición del sitio únicamente cuando se habiliten herramientas de esta naturaleza y exista el consentimiento requerido.

5. Autorización y comunicaciones comerciales

Cuando el consentimiento sea necesario, UPK solicitará una autorización previa, informada y verificable. La aceptación de la Política no reemplaza por sí sola la autorización para finalidades que requieran consentimiento. Las casillas de autorización no deberán aparecer premarcadas.

La autorización para comunicaciones comerciales será independiente de la autorización necesaria para atender una solicitud. Negarse a recibir publicidad no impedirá que UPK responda una consulta, ejecute una relación contractual o preste un servicio solicitado.

En Colombia, las comunicaciones comerciales por SMS, mensajería, correo electrónico o llamadas se realizarán por canales autorizados y dentro de los horarios legalmente aplicables. En Panamá, el uso de datos para ofertas comerciales requerirá la condición de licitud correspondiente, incluido el consentimiento cuando sea aplicable.

6. Datos sensibles y menores de edad

El sitio web no está diseñado para recolectar datos sensibles ni datos de menores de edad como parte del contacto general. UPK evitará solicitar este tipo de información salvo que resulte estrictamente necesaria, exista una finalidad legítima y se cumplan las condiciones reforzadas exigidas por la ley aplicable.

7. Encargados, proveedores y terceros

Para la operación web, UPK utiliza Microsoft Azure como proveedor de infraestructura, con despliegue en la región East US; Microsoft 365 / Outlook para correo corporativo; e INNOVA CRM, solución propia de UPK, para la gestión de contactos y oportunidades. Los formularios del sitio se integrarán simultáneamente con INNOVA CRM y con el buzón gerenciatactica@upklatam.com. La protección antispam será un mecanismo propio desarrollado por Ingeniería UPK, con validación del lado servidor y controles de abuso, sin dependencia obligatoria de servicios pagos de terceros.

Para analítica del sitio, UPK utiliza Google Analytics 4 (GA4). La categoría Analítica está activada por defecto y GA4 deja de cargarse cuando la persona la desactiva desde el banner o desde “Configurar cookies”. UPK prevé incorporar Google Tag Manager (GTM) y actualizará esta Política cuando lo haga. Los identificadores de producción de GA4 y GTM se crean en cuentas corporativas controladas por UPK y se registran en la documentación técnica de despliegue; no forman parte del texto público de esta Política.

8. Transferencias y tratamientos internacionales

La infraestructura y los proveedores descritos pueden implicar tratamiento internacional de información. En particular, el sitio se aloja en Microsoft Azure, región East US, y los servicios de Microsoft 365 y Google Analytics pueden involucrar infraestructura o subencargados ubicados fuera de Colombia o Panamá. UPK documentará la figura jurídica aplicable a cada flujo y mantendrá las condiciones contractuales, medidas de seguridad, autorizaciones o excepciones que correspondan según la normativa aplicable.

En Colombia, se distinguirá entre transferencia y transmisión de datos y se aplicarán las reglas de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones vigentes de la Superintendencia de Industria y Comercio. En Panamá, los tratamientos transfronterizos deberán cumplir los estándares de protección exigidos por la Ley 81 de 2019 y su reglamentación, o alguna de las condiciones o excepciones legalmente aplicables.

9. Conservación

UPK conservará los datos durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada, atender obligaciones contractuales o legales, gestionar eventuales reclamaciones y mantener evidencia de las autorizaciones. Las hojas de vida autorizadas para futuras oportunidades se conservarán por doce (12) meses. Los registros técnicos de seguridad utilizados para prevención de abuso o antispam, cuando incluyan dirección IP, user-agent, fecha/hora u otros metadatos equivalentes, se conservarán hasta por treinta (30) días, salvo que deban preservarse por un incidente de seguridad, investigación o obligación legal. Cuando no exista un plazo legal específico, UPK aplicará criterios de necesidad, proporcionalidad y minimización.

10. Seguridad

UPK adoptará medidas administrativas, técnicas y organizativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o destrucción. Ningún sistema es absolutamente invulnerable; por ello, las medidas se revisarán conforme evolucionen los riesgos, los servicios y la tecnología utilizada.

11. Derechos de los titulares

11.1 Colombia

Los titulares podrán, entre otros derechos previstos por la Ley 1581 de 2012: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización cuando proceda; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite previo cuando corresponda; revocar la autorización o solicitar la supresión en los casos legalmente procedentes; y acceder gratuitamente a sus datos.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción; cuando no sea posible, UPK informará la demora y la respuesta no excederá cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos completos serán atendidos dentro de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales en los términos de la ley.

11.2 Panamá

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la Ley 81 de 2019 y el Decreto Ejecutivo 285 de 2021, incluidos acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad cuando corresponda. De acuerdo con la información oficial de ANTAI, los plazos máximos generales son: acceso 10 días hábiles, rectificación 5 días hábiles, cancelación 10 días hábiles, portabilidad 10 días hábiles y oposición con efecto inmediato, salvo las excepciones legalmente aplicables.

12. Cómo ejercer los derechos

La solicitud deberá enviarse a juridica@upklatam.com e incluir, como mínimo, identificación suficiente del titular o representante, descripción clara de la solicitud, medio para recibir respuesta y los soportes necesarios. UPK podrá solicitar información adicional razonable para verificar la identidad y proteger los datos de accesos indebidos. Administración y Cumplimiento llevará el registro y seguimiento de cada caso.

13. Cookies y tecnologías similares

El uso de cookies, almacenamiento local y tecnologías similares se explica en la Política de Cookies. La analítica del sitio (Google Analytics 4) está activada por defecto y la persona puede modificarla o retirarla en cualquier momento desde “Configurar cookies”. Las tecnologías de publicidad o seguimiento con fines de marketing no se activan sin su consentimiento previo y expreso.

14. Cambios y vigencia

Esta Política se publicará en https://upklatam.com/privacidad. Las modificaciones materiales deberán reflejar una nueva versión y fecha de actualización. Cuando un cambio requiera una nueva autorización, UPK la solicitará antes de aplicar la nueva finalidad.

Fuentes normativas y de referencia

• Colombia - Ley 1581 de 2012: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=49981

• Colombia - Decreto 1074 de 2015: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=76608

• SIC - Políticas de tratamiento de datos personales: https://sedeelectronica.sic.gov.co/publicaciones/boletin-juridico/concepto/politicas-de-tratamiento-de-datos-personales

• SIC - Consentimiento y casillas premarcadas: https://sedeelectronica.sic.gov.co/publicaciones/boletin-juridico/boletin/el-silencio-las-casillas-premarcadas-por-defecto-y-la-inaccion-no-constituyen-el-consentimiento-conforme-con

• SIC - Cookies como tratamiento de datos: https://sedeelectronica.sic.gov.co/sites/default/files/estados/072022/RE14028-2021.pdf

• Colombia - Ley 2300 de 2023: https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=213990

• Panamá - Ley 81 de 2019: https://www.antai.gob.pa/wp-content/uploads/2019/09/Ley-81-de-2019-Proteccion-de-Datos-Personales.pdf

• Panamá - Decreto Ejecutivo 285 de 2021: https://www.gacetaoficial.gob.pa/pdfTemp/29296_A/85281.pdf

• ANTAI - Preguntas frecuentes Protección de Datos: https://antai.gob.pa/preguntas-frecuentes-de-proteccion-de-datos-personales/

• Google - Uso de cookies en sitios web de GA4: https://support.google.com/analytics/answer/11397207?hl=es

• Google Tag Manager - Modo de consentimiento: https://support.google.com/tagmanager/answer/14009635?hl=es